Política de privacidad

Responsable

Synetic Global S.L.

NIF

B13626460

Domicilio

Paseo de la Castellana, 194, bajo B, 28046 Madrid

Correo de contacto

soporte@emerlab.es

Delegado de Protección de Datos (DPO)

DPOSA, S.L.U., Paseo de la Castellana, 95 — Planta 15, Madrid, infosec@dposa.eu

De cada solicitud de información para centros:

• El nombre y los apellidos de la persona de contacto.
• Su correo electrónico y, si lo indica, su teléfono.
• El nombre del centro de formación y, si se indican, la localidad y el número aproximado de alumnos.
• El mensaje enviado.
• La fecha del envío y la versión de esta política que se aceptó.

No se guarda la dirección IP de quien envía la solicitud ni se usan los datos para elaborar perfiles.

De cada cuenta de la plataforma:

• El nombre y los apellidos, el correo electrónico y la contraseña, que no se guarda en claro.
• La versión de las condiciones aceptada al registrarse y la fecha en que se aceptó.
• El código de grupo indicado al registrarse, hasta que se aplica o se descarta.
• Las áreas de trabajo, los grupos y centros a los que se une, las invitaciones, los permisos de instructor y el historial de licencias de cada área.
• Las prácticas del área personal (ejercicios de entrenamiento con escenario, plantilla de recursos y protocolo) y los intentos y notas de las prácticas y de las evaluaciones, con el registro de cada intento del simulador: las órdenes dadas y, de cada ruta de un vehículo, el origen, el destino, la distancia y la duración, sin el recorrido.
• La nota de cada intento calculada por reglas (los criterios de evaluación), con su desglose por incidente y un informe formativo elaborado con esas mismas reglas, sin inteligencia artificial; las correcciones de la nota con su motivo, y las solicitudes de revisión con su motivo.
• Las plantillas de recursos, con sus agencias, bases, direcciones y vehículos, y las que se publican en el repositorio, que se muestran con una etiqueta de autor: la primera palabra del nombre y la inicial de la segunda o, si la plantilla es de un centro, el nombre del centro.
• Los escenarios, con su nombre, descripción, etiquetas temáticas e incidentes (descripción, dirección y posición en el mapa), quién los creó y quién los modificó por última vez, y los que se publican en el repositorio, que se muestran con la misma etiqueta de autor que las plantillas. Cuando un instructor copia en su centro el escenario de un alumno, la copia indica al principio de su descripción el nombre del alumno del que procede.
• Los protocolos (capítulos y reglas de respuesta) y los criterios de evaluación que se crean, con su nombre, su descripción y su contenido, y los protocolos que se publican en el repositorio, que se muestran con la misma etiqueta de autor que las plantillas.
• Las invitaciones a un grupo, que se envían siempre por correo con un enlace de un solo uso: el correo y el nombre que indica quien invita, también cuando la persona invitada aún no tiene cuenta, el estado de la invitación y sus fechas, y una huella irreversible del enlace, no el enlace.
• Los accesos a la cuenta que registra el servicio de autenticación, como los inicios de sesión.
• El registro de las acciones sobre centros, licencias, grupos, evaluaciones de centro, plantillas de recursos, escenarios y sus publicaciones, pagos y la propia cuenta. Guarda sobre todo identificadores y no el nombre ni el correo de quien actúa, pero también algunos datos de lo que cambia: la ficha de cada centro, con su dirección y el nombre, el correo y el teléfono de su persona de contacto; la etiqueta de autor de las publicaciones; el nombre de los grupos, evaluaciones, plantillas y escenarios, y la descripción de los grupos y las evaluaciones; el correo de la persona invitada a un grupo, en la entrada de creación de la invitación; y los textos que escribe a mano la administración, como el motivo de un cambio de licencia, el de la retirada de una publicación o la nota interna de una solicitud.

De cada pago:

• El identificador de cliente en Stripe y los pagos, suscripciones, reembolsos y disputas: importes, modalidad, estados y fechas.
• Los datos de la tarjeta u otro medio de pago los recoge Stripe en su propia página de pago. Emerlab no los guarda.

De las funciones de IA («Generar con IA» y «Plantear con IA» en plantillas de recursos, escenarios, protocolos, criterios de evaluación y prácticas del área personal), si el plan las incluye:

• El texto de la petición que se escribe en «Generar con IA» o «Plantear con IA» y el contexto que necesita el modelo para responder: un resumen de lo que ya se ha generado en la plantilla (agencias, bases con su localidad y vehículos), o, al generar un protocolo o un capítulo, el nombre y la descripción del protocolo y del capítulo y las reglas que ya tiene, además de un resumen del catálogo de incidentes y recursos de la plataforma. La generación de escenarios y de criterios de evaluación envía solo la petición y ese resumen del catálogo. No se envían coordenadas ni datos de la cuenta. No se envían el nombre, el correo ni el identificador de la cuenta, ni el centro, el grupo o el nombre de la plantilla. Conviene no escribir datos personales en la petición.
• La petición no se guarda de forma permanente: solo queda en el elemento que se está generando, o que ha fallado, para poder reintentarlo, sin datos de la cuenta, y se borra al terminar la generación o al eliminar el elemento fallido.
• Un registro de uso de cada petición, sin textos: la cuenta, el área o el centro al que cuenta, la plantilla o el elemento, la función, la fecha, el modelo, los tokens, las direcciones buscadas en el mapa (solo su número), el coste y las cifras de la propuesta. Al aplicar una propuesta queda además una entrada en el registro de acciones con esas cifras.

Además:

• Al registrarse, iniciar sesión, recuperar la contraseña o pedir otro correo de confirmación, Cloudflare Turnstile comprueba que quien usa el formulario es una persona. Para ello trata datos técnicos del navegador y de la conexión.
• Para conceder el plan por defecto una sola vez por dirección de correo se guarda una huella calculada a partir de la dirección, no la dirección.
• Al buscar una dirección o elegir un punto en el mapa de una plantilla de recursos o de un escenario, se envían a Google el texto de la búsqueda o las coordenadas del punto, sin el nombre ni el correo de la cuenta. Para evitar abusos se cuenta cuántas búsquedas hace cada cuenta por minuto.
• Al enviar un medio a un incidente en el simulador o reasignarlo a otro, los servidores de Emerlab envían a Google los puntos de origen y destino de la ruta de ida (una base, un incidente o la posición simulada del vehículo), sin el nombre ni el correo de la cuenta. El regreso a la base no se pide a Google. Para evitar abusos se cuenta cuántas rutas pide cada cuenta por minuto y cada intento.

• Las solicitudes de información, para atenderlas: responderlas, contactar con la persona indicada y preparar una propuesta de planes y licencias para el centro.
• Las cuentas, para prestar el servicio: dar acceso, gestionar las áreas, los grupos, las licencias, las evaluaciones, los intentos, las plantillas de recursos, los escenarios y el repositorio, y enviar los correos de la cuenta (confirmación, recuperación de la contraseña e invitaciones).
• Los intentos, para calcular su nota con reglas fijas y explicables, que el responsable de la evaluación puede corregir con motivo, y para elaborar un informe formativo con esas mismas reglas, sin inteligencia artificial.
• El registro de cada intento, para reproducirlo después: la reproducción vuelve a derivar la partida de las órdenes registradas, con su línea de tiempo, para repasarla y comentarla. No se graba la pantalla ni se guarda ningún vídeo.
• Los pagos, para cobrar los planes y las licencias, renovar las suscripciones, aplicar los cambios de plan, tramitar los reembolsos y cumplir las obligaciones contables y fiscales.
• La comprobación de Turnstile y la huella del correo, para evitar abusos: altas automáticas y el uso repetido del plan por defecto.
• El registro de acciones, para la seguridad y la integridad de la plataforma.
• Las funciones de IA, para proponer plantillas de recursos, escenarios, protocolos, criterios de evaluación y prácticas a partir de la descripción que se escribe, controlar el uso mensual incluido en el plan y el coste del servicio.

Con los datos de las solicitudes no se envían comunicaciones comerciales ajenas a la solicitud ni se toman decisiones automatizadas.

Solicitudes de información: la aplicación de medidas precontractuales a petición de la persona interesada (artículo 6.1.b del Reglamento General de Protección de Datos) y el consentimiento que se da al marcar la casilla del formulario (artículo 6.1.a). El consentimiento puede retirarse en cualquier momento, sin que afecte a la licitud del tratamiento anterior.

• Cuentas y prestación del servicio (áreas, grupos, evaluaciones, intentos, plantillas, escenarios y repositorio): ejecución del contrato (artículo 6.1.b). Facturación, cobros y obligaciones contables y fiscales: ejecución del contrato y cumplimiento de una obligación legal (artículo 6.1.b y 6.1.c).
• Comprobación de Turnstile: interés legítimo en evitar altas automáticas y usos abusivos del formulario (artículo 6.1.f).
• Huella del correo, para conceder el plan por defecto una sola vez por dirección: interés legítimo en evitar que la misma dirección obtenga el plan gratuito varias veces (artículo 6.1.f).
• Registro de acciones: interés legítimo en la seguridad y la integridad de la plataforma (artículo 6.1.f).
• Datos que se conservan tras la baja: cumplimiento de una obligación legal para los pagos y su facturación (artículo 6.1.c); interés legítimo para el resto, con la finalidad de cada uno explicada en «Darte de baja» (artículo 6.1.f).
• Rutas del simulador enviadas a Google y reserva de rutas de 30 días: ejecución del contrato, como parte de la prestación del simulador (artículo 6.1.b).
• Funciones de IA y su registro de uso: ejecución del contrato del plan que las incluye (artículo 6.1.b).

Los datos de las solicitudes se conservan mientras se atiende la solicitud y después, sin un plazo automático de borrado, hasta que la persona interesada pide su supresión, momento en que se borran.

Si la solicitud da lugar a un contrato, los datos necesarios pasan a tratarse para gestionarlo y se conservan durante los plazos legales que correspondan.

Las rutas que calcula Google para el simulador se guardan con su recorrido como máximo 30 días en una reserva compartida por todas las cuentas, para no volver a pedirlas; no llevan ningún dato de la cuenta y se borran solas al caducar. El registro de cada intento guarda de esas rutas solo el origen, el destino, la distancia y la duración, mientras se conserve el intento. Esta reserva y este registro se ajustan a los términos de servicio EEA de Google Maps Platform aplicables a Routes API.

El registro de acciones se conserva mientras exista la cuenta o el centro a los que se refiere y se suprime a petición de la persona interesada.

Las invitaciones pendientes de un grupo, también las dirigidas a personas sin cuenta, se borran al cancelarlas y todas las pendientes de un grupo se borran al archivarlo. Las aceptadas se conservan mientras exista el grupo. Aunque la invitación se borre, el registro de acciones conserva el correo de la persona invitada en la entrada de creación de la invitación, durante el plazo del registro de acciones, que se explica a continuación.

Los datos de una cuenta se conservan mientras la cuenta exista, aunque no tenga ninguna licencia vigente: no se borran cuando caduca un plan. Se borran cuando la persona usuaria se da de baja, salvo los que se indican en «Darte de baja».

Las peticiones a las funciones de IA no se guardan en la plataforma, salvo, mientras dura la generación o si falla, en el propio elemento, hasta que se reintenta o se elimina. El registro de uso, sin textos, se conserva doce meses completos después del mes de cada petición y después se borra.

La baja se pide desde «Mi perfil», en «Darme de baja», confirmando con el correo de la cuenta. Si no se puede entrar en la cuenta, se puede pedir escribiendo a soporte@emerlab.es. Desde que se pide, la cuenta deja de poder usarse, y la baja se completa cuando Stripe confirma la cancelación de las suscripciones y no queda ningún pago abierto.

Con la baja se borran:

• La cuenta y el perfil: nombre, correo y contraseña.
• El área personal, con sus plantillas de recursos, sus escenarios y sus publicaciones en el repositorio, y las áreas de los grupos sin intentos en evaluaciones de los centros, plantillas de recursos ni escenarios, las licencias, las pertenencias a grupos y centros y las invitaciones.
• Las prácticas del área personal, con sus intentos y notas.
• El cliente en Stripe.
• Los accesos registrados por el servicio de autenticación que contienen el correo.

Se conservan, sin el nombre ni el correo:

• Los pagos, suscripciones, reembolsos y disputas, para cumplir las obligaciones contables y fiscales. Plazo: como mínimo 6 años desde el último asiento contable relacionado (artículo 30 del Código de Comercio) y 4 años a efectos fiscales (Ley General Tributaria), sin borrado automático al cumplirse.
• El registro de acciones, en el que el identificador de la cuenta ya no enlaza con ninguna persona, para mantener su integridad. Conserva los datos descritos en «Qué datos se tratan», como la etiqueta de autor de las publicaciones o los datos de contacto de un centro. Plazo: mientras exista la cuenta o el centro a los que se refiere y, después de la baja, hasta que la persona interesada pida su supresión; no hay borrado automático.
• La huella del correo, para no volver a conceder el plan por defecto a esa dirección. Sin plazo: se conserva mientras esa finalidad siga vigente.
• La constancia de la baja, con el identificador de la cuenta y las fechas de solicitud y cierre, para demostrar que se atendió. Plazo: hasta que la persona interesada pida su supresión; no hay borrado automático.
• Las evaluaciones de centro de las que la cuenta era responsable, que siguen siendo del centro sin enlace a la cuenta.
• Los intentos y notas de las evaluaciones de los centros, con el área del grupo en que se hicieron y sin enlace a la cuenta, para el seguimiento de quien imparte la formación. Plazo: mientras el centro exista en la plataforma.
• Las áreas de los grupos con plantillas de recursos, escenarios o protocolos, con esos elementos, sin enlace a la cuenta, y sus publicaciones en el repositorio, que pasan a mostrarse como «Usuario de Emerlab». Plazo: mientras el grupo o el centro exista en la plataforma.
• El registro de uso de la IA de las áreas de grupo y de los centros, sin enlace a la cuenta, hasta que se cumple su plazo de doce meses. El del área personal se borra con ella.

Los cargos y los recibos de los pagos quedan además registrados en Stripe, con los mismos plazos contables y fiscales que en el párrafo anterior.

Tampoco se borran las copias de sus escenarios que un instructor haya hecho en su centro: son del centro y conservan la nota con el nombre del alumno del que proceden, salvo que el instructor la borre.

Los datos no se ceden a terceros salvo obligación legal. Acceden a ellos, como encargados del tratamiento y solo para prestar su servicio, estos proveedores:

• Supabase, que aloja la base de datos y el servicio de autenticación en la Unión Europea (región de París).
• Vercel, que aloja el sitio web y ejecuta sus funciones en París. Puede tratar datos técnicos de las peticiones en Estados Unidos, con las garantías del Marco de Privacidad de Datos entre la Unión Europea y los Estados Unidos.

Además intervienen estos proveedores, como encargados del tratamiento salvo que se indique otra cosa. Cuando alguno pertenece a un grupo con matriz fuera del Espacio Económico Europeo, la transferencia internacional se ampara en la Decisión de adecuación del Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (Decisión de Ejecución (UE) 2023/1795), cuando el proveedor está certificado en ese programa, o en las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea (Decisión (UE) 2021/914), con medidas adicionales cuando resulta necesario. Puede pedirse copia de las garantías aplicables escribiendo a soporte@emerlab.es.

• Stripe, que procesa los pagos y gestiona las suscripciones, y actúa además con obligaciones propias en la prevención del fraude. Stripe Payments Europe, Ltd. está en Irlanda (Unión Europea), con grupo matriz en Estados Unidos.
• Cloudflare, que presta la comprobación de Turnstile. Grupo con matriz en Estados Unidos.
• Zoho ZeptoMail, que envía los correos de la cuenta desde su centro de datos europeo (Países Bajos).
• Google (Google Maps Platform), que muestra los mapas, busca direcciones en las plantillas de recursos y en los escenarios, y calcula las rutas de los vehículos del simulador. Recibe del navegador la dirección IP y la zona del mapa que se ve, y de los servidores de Emerlab el texto de las búsquedas de direcciones, los puntos consultados y los puntos de origen y destino de cada ruta, sin nada de la cuenta. Google Ireland Ltd. está en Irlanda (Unión Europea), con grupo matriz en Estados Unidos.
• OpenRouter, que hace llegar a un modelo de inteligencia artificial las peticiones de las funciones de IA, sin nombre, correo ni identificadores de la cuenta, solo a proveedores del modelo sin retención ni recopilación de datos (hoy el modelo es DeepSeek V4.1 Flash, que ofrece varios proveedores con esa condición), que tampoco pueden usarlos para entrenar; OpenRouter guarda datos técnicos de uso (tokens, modelo, coste), sin contenido. OpenRouter, Inc. está en Estados Unidos y los proveedores del modelo pueden estar en Estados Unidos o en otros países fuera de la Unión Europea, sin una región fijada de antemano; la exigencia de retención cero en cada petición y la ausencia de datos identificativos de la cuenta acompañan a esta transferencia.
• Exa (EE. UU.), que hace la búsqueda en internet de la generación con IA: recibe, a través de OpenRouter, las consultas de búsqueda que se derivan de la petición del usuario, sin datos de alumnos ni identificativos de la cuenta. Esta búsqueda no está cubierta por la exigencia de retención cero que se aplica al modelo, por lo que el formulario pide no escribir datos personales en la petición. Exa Labs, Inc. está en Estados Unidos.

Dentro de la plataforma, los instructores de un grupo ven a quienes se unen a él y su participación en las evaluaciones del grupo, como sus intentos y notas, y la administración de la plataforma accede a las cuentas para gestionarlas. Los escenarios los ven quien los crea en su área, los instructores del centro, tanto los de la zona del centro como los de las áreas de grupo de sus alumnos, y la administración; los alumnos no ven los escenarios del centro que usan sus evaluaciones. Las plantillas y los escenarios publicados en el repositorio los ven, con su etiqueta de autor, las cuentas cuyo plan incluye el repositorio, que pueden copiarlos y descargarlos. De momento, el repositorio no está abierto en la plataforma. La reproducción de un intento la ven quien lo hizo, el responsable de la evaluación de centro a la que pertenece y la administración de la plataforma; en una evaluación propia, solo quien la hizo y la administración. El vídeo que se puede descargar de una reproducción se genera en el propio dispositivo, no pasa por los servidores de Emerlab ni por los de ningún proveedor, y no lleva el nombre ni el correo de quien hizo el intento; una vez descargado, queda fuera de la plataforma y es responsabilidad de quien lo guarda o lo comparte.

Se pueden ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, y retirar el consentimiento, escribiendo a soporte@emerlab.es e indicando qué derecho se ejerce.

Para borrar la cuenta y sus datos, la vía directa es darse de baja desde «Mi perfil», como se explica en «Darte de baja».

La nota de un intento la calculan reglas fijas y verificables (tiempos, recursos usados o priorización), no un modelo de inteligencia artificial ni un perfil de la persona. Desde el resultado del intento se puede ver su desglose completo y pedir que el responsable de la evaluación la revise con un motivo; el responsable puede corregirla, también con motivo, y esa corrección queda registrada. Con estas salvaguardas —desglose visible, solicitud de revisión y corrección motivada—, la nota no es una decisión basada únicamente en un tratamiento automatizado con efectos jurídicos significativos en el sentido del artículo 22 del RGPD. El informe del intento se elabora con las mismas reglas, sin inteligencia artificial.

Si se considera que el tratamiento no se ajusta a la normativa, se puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).

Para crear una cuenta desde el registro abierto hay que declarar tener al menos 14 años, la edad de consentimiento para el tratamiento de datos personales en España. Emerlab no verifica esa edad más allá de la declaración.

Un centro de formación puede además invitar a alumnado menor de edad a un grupo sin pasar por ese registro. En ese caso, es el centro quien informa a los tutores y obtiene su consentimiento cuando la normativa lo exige, conforme al contrato entre el centro y Emerlab; Emerlab no contacta directamente con los tutores. Un alumno menor puede recibir, como cualquier otro, la nota automática por reglas de sus intentos.

Emerlab solo usa la cookie técnica de la sesión, que se crea al iniciar sesión; la web pública no instala cookies. No se usan herramientas de analítica ni de publicidad. El navegador guarda además en local preferencias de la interfaz (como la disposición de los paneles), que no se envían a ningún servidor. El detalle está en la política de cookies.

Los datos viajan cifrados (TLS) y la base de datos aplica una política de seguridad a nivel de fila por organización: cada cuenta solo puede leer sus propios datos y los de los centros o grupos a los que pertenece, nunca los de otra organización. Las contraseñas se guardan con una función de resumen (hash), nunca en claro. Las solicitudes de información solo puede consultarlas la administración de la plataforma, y los cambios sobre centros, licencias, grupos, evaluaciones, plantillas, escenarios y pagos quedan registrados en el registro de acciones.

Cada versión de esta política lleva fecha. Cada solicitud guarda la versión de esta política que se aceptó al enviarla, y cada cuenta, la versión de la política de privacidad y de las condiciones que aceptó al registrarse. Un cambio sustancial se notificará a las cuentas por correo y con un aviso en la plataforma; si el cambio afecta a un tratamiento para el que hiciera falta un nuevo consentimiento, se pedirá al volver a entrar.